Exposé de GEOSI sur l'EDI

VOilà comme promis l'expo, je vous préviens chacun fait son tri et tout, pour le moment c'est que du copie-collé.
Bisous

EXPOSE:
I]Echange de Données Informatiques (E.D.I)
I]1)Définition et origine
* L' EDI est une technique d'échange de données par laquelle les données à transmettre (devis, bordereau de commande, bordereau d'expédition, facture, avis de paiement….) sont structurées en messages normalisés, directement exploitable par les systèmes informatique des partenaires.L'EDI permet de remplacer les documents papier circulant entre partenaires commerciaux par des fichiers informatiques ayant valeur de preuve. La particularité de l'EDI est de permettre le remplacement de documents « papier » par des documents « électroniques » sans perte de la valeur probante de ces documents : en cas de contrôle fiscal par exemple, les factures papier sont exigées par les contrôleurs à moins qu'il n'existe un contrat d'interchange entre les parties auquel cas les factures EDI sont admises.
Le concept EDI est d'origine ancienne, mais sa technologie a évolué. Aujourd'hui son application est liée au développement considérable de l'utilisation des nouvelles technologies de l'information dans les activités administratives et commerciales des entreprises.
* L'origine du concept remonte à la fin des années 60 avec la création du TDCC (Transaction Data Coordinating Committee, Comité de Coordination des données du transport). Ce comité composé d'entreprises américaines du secteur des transports, était chargé d'évaluer la possibilité de développer des normes de communication électronique. Les conclusions du TDCC forment la base de l'EDI aujourd'hui.
En 1968, des banques californiennes s'associent pour étudier la possibilité d'échanger, électroniquement, des informations financières. Cette réflexion est à l'origine du TEF (Transfert Electronique de fonds) actuel.
En 1975, le TDCC publie les premières normes EDI pour le secteur du transport.
En 1987, les américains et les Européens adoptent à Genève, la norme EDI FACT ISO 9735 définissant les règles de syntaxe pour l'administration, le commerce et les transports.
En 1989, l'AFNOR crée EDIFRANCE , instance chargée d'animer, de coordonner et de promouvoir les efforts nationaux pour le développement de l'EDI.
I]2)Avantages et inconvénients de l'EDI
Les avantages sont multiples :
- réduction des coûts administratifs et de traitement des documents (réduction de la consommation papier, économie d'impression, et de diffusion, réduction des tâches de tri, d'archivage, réduction des envois postaux, suppression des saisies manuelles, réduction des contrôles, gain de temps, disponibilité immédiate des informations
- réduction des stocks de matières ou de produits (amélioration du délai de réapprovisionnement)
- meilleure réponse à l'attente des clients
- possibilité d'adopter de nouvelles techniques de gestion
- développement du partenariat clients / fournisseurs
- valeur probante des informations échangées tant sur le plan juridique que fiscal
Une solution EDI présente également des inconvénients non négligeables :
- complexité de la mise en œuvre (réorganisation des différents services concernés , réorganisation des tâches au sein du personnel
- coût d'investissement élevé (coût d'étude et de développement, coût d'achat des logiciels EDI et des matériels appropriés)
- coût de formation du personnel et des partenaires commerciaux
- coût d'exploitation élevé (coût de maintenance des logiciels et matériels, augmentation des coûts administratifs et logistiques )
I]3) Pourquoi faire de l'EDI ?
Ainsi, adopter une solution EDI par ailleurs coûteuse n'a d'intérêt que dans le cas où certaines conditions l'imposeraient :
- gros volume d'actions normalisées répétitives
- des problèmes de délais, de marges ou ayant à affronter un concurrence serrée
- demande émanant des partenaires commerciaux
- environnement où le facteur temps est un élément dominant
I]4) Les éléments constitutifs d’une Solution EDI : Standards et Logiciels
Pour assurer l'EDI entre deux sites informatiques, il faut d'abord choisir un standard ou un langage commun normalisé :
* EDIFACT (Electronic Data Interchange For Administration Commerce and Transport) est un standard qui se situe dans la norme ISO pour l'administration, le commerce et le transport
* GENCOD est aussi un standard pour le secteur de la distribution en France qui permet de bâtir des messages reconnus et exploitables.
Les entreprises ont leur propre manière de structurer l'information, leurs propres besoins, etc . Les standards EDI sont des accords passés entre les utilisateurs, des règles pour gérer leurs communications et répondre à leurs différents niveaux de besoin d'information.
On distingue deux types principaux de standards :
a les standards de formatage
a les standards de transmission
Ces standards fournissent la structure, le langage commun, permettant aux ordinateurs de traiter les documents électroniques échangés et de communiquer entre eux.
* Les standards de mise en forme
Les standards de formatage fournissent les lignes générales du format à utiliser pour les communications électroniques.
Ils fixent par diverses nomenclatures :
. les directives concernant les documents qui peuvent être communiquées électroniquement ("transaction")
. la composition du document électronique en lignes d'information (segments de données à caractère obligatoire ou optionnel)
.les éléments d'information (éléments de données) qui doivent être inclus dans chaque segment
. la forme de chaque élément (nombre de caractères, types de caractères…)
. la signification de chaque élément d'information
* Les standards de transmission
Les standards de transmission (communication) fournissent les règles sur la manière dont les documents électroniques doivent être physiquement véhiculés. Il s'agit de protocoles d'acheminement des communications qui concernent les mots de passe et les codes d'identification, le type d'enveloppe électronique à utiliser, le débit et les modes de transmission, l'accessibilité du réseau et le niveau de service (heures auxquelles on peut envoyer ou recevoir un message, etc..), les lignes de transmission (RTC, RNIS,…).
En général, on utilise pour les applications sur gros systèmes des protocoles de transfert de blocs et des lignes à haut débit (ADSL, Transpac…).
* Fonctions de sécurité
La sécurité des échanges est prise en charge en partie par les protocoles de communications eux-mêmes (X400) ou par des services spécifiques proposés par l'opérateur du réseau de transport utilisé.
L'utilisateur peut protéger également lui-même ses messages grâce à des techniques cryptographiques.
Aucune organisation n'ayant ses fichiers directement structurés en format EDI, il faut une méthode pour prélever l'information de la base de données de l'entreprise et la traduire en format EDI (et vice versa). IL faut aussi assurer la transmission des documents et leur réception. Ces fonctions sont remplies par les logiciels EDI. Seules les fonctions de base de ces logiciels sont présentées ici.
- Conversion (extraction)
le logiciel de conversion extrait les données de la base de données, les réorganise (généralement dans une structure de table) et les dispose en éléments et en segments. La plupart des progiciels disponibles sur le marché sont adaptés aux différentes applications de l'entreprise.
Pour effectuer cette conversion, il se base sur le dictionnaire de données et les règles de syntaxe du langage standard choisi.
Si les données sont saisies manuellement il n'y a pas de conversion. Les données sont directement saisies en format EDI.
- Formatage (génération, traduction)
Après la conversation, les données de la table sont lues puis traduites en structure normalisé EDI (c'est-à-dire organisées en transaction électronique) et enfin vérifiées (segments et éléments de données appropriés). A ce stade, le message EDI est prêt à l'envoi. Dans le cas d'une réception de document, le logiciel interprète la transmission, génère un accusé de réception, trie les données et les met dans un fichier.
- Transmission
La transmission du message EDI est contrôlée par un logiciel de communication. Ce logiciel assure la gestion (et la maintenance) des numéros de téléphone des partenaires commerciaux, effectue l'appel, produit un relevé d'activité. IL réalise l'interfaçage avec le modem (afin d'établir la vitesse et le type de transmission) et peut détecter les erreurs durant la transmission. IL assure aussi la fonction inverses lors de la réception des messages.
- fonctions d'archivage
Il est nécessaire d'archiver les données échangées afin de conserver une copie fidèle et durable pour répondre aux exigences légales.

(...)

(...)SUITE

I]5) Les moyens de télécommunications
Les messages EDI peuvent être véhiculés de différentes façons :
- sur des liaisons directes établies entre les interlocuteurs (réseau privatif)
Le réseau privatif est un réseau physique privé reliant sans élément intermédiaire et au moyen par exemple de lignes louées ou de satellites, l'ordinateur de l'expéditeur à celui du destinataire.
Le bon fonctionnement de ce type d'échange exige une compatibilité entre partenaires en matière de protocole de lignes, de débit, etc. Les mêmes standards doivent être utilisés, à défaut il faut disposer de la possibilité de traduction d'un standard. Plus généralement, les partenaires utilisent un logiciel dédié c'est-à-dire conçu spécialement pour répondre à leurs besoins.
Cette option est privilégiée par les grandes entreprises qui veulent interconnecter leurs unités de production avec leurs circuits commerciaux et leurs sous-traitants.
Il peut s'agir de :
- soit des lignes téléphoniques d' un réseau téléphonique commuté (RTC)
- soit des lignes d'un réseau numérique à intégration de services (RNIS) comme Numéris par exemple
- soit encore des lignes d'un réseau public comme Transpac par exemple (envoi par paquets ou datagramme)
Ces liaisons peuvent se faire par voie publique ou privée selon la décision prise en la matière en fonction des volumes de données échangées et des tarifs proposés.
Comme exemples on peut citer :
- Le réseau privé global de General Motors permettant l'échange de données informatiques avec les sous-traitants
- Le système interbancaire bilatéral des banques Barclays et Lloyds permettant les paiements électroniques
- réseau de valeur ajoutée (RVA) (réseau tiers)
Chaque protagoniste peut également demander une connexion auprès d'un opérateur de RVA spécialisé dans le EDI et de demander l'ouverture d'une boîte à
Lettres sur ce réseau.
Un tel opérateur est un prestataire de services qui loue des lignes auprès de France Telecom et propose un ensemble de services EDI à ses adhérents.
Les fonctions d'un RVA spécialisé dans l'EDI sont les suivantes :
- assure une fonction principale de boîte à lettres électronique pour les messages EDI entre l'expéditeur et le destinataire
- assure le transport et la protection des informations sur son réseau
- offre des fonctions de stockage et de routage dans un contexte de communication multiple.
Certains des RVA proposent des services complémentaires :
- traduction des données dans un format normalisé
- authentification et chiffrement des messages EDI
- connexion à d'autres réseaux via des passerelles
Les avantages d'un RVA sont les suivantes :
- qualité des supports de communication
- assistances des utilisateurs
- maintenance assurée
- services annexes de messagerie
- procédures de connexion simplifiées
- contrôle de la réception des données
L'inconvénient majeur d'un RVA spécialisé dans l'EDI est le coût de location des services.
- EDI sur Internet
L'Internet offre une solution moins onéreuse, plus souple et plus facile à mettre en œuvre qu'un RVA.
Les EDI peuvent se faire sur l'Internet de deux façons différentes :
- soit avec la messagerie électronique
- soit par le transfert de fichiers (FTP)
Les avantages liés à l'utilisation des technologies d'Internet :
- technologie apporte une convivialité et des interfaces ergonomiques et multimédias, une facilité de mise en œuvre
- réduction des coûts de transmission
L'inconvénient d' EDI sur l'Internet concerne la sécurité : le niveau de sécurité et de confidentialité requis rend délicate la transmission de messages sensibles, comme des appels d'offre ou des factures sur l'Internet sans recourir à des techniques de cryptage.
I]6)Le matériel EDI
L'EDI s'effectue entre deux systèmes informatiques. Plusieurs solutions peuvent être mises en œuvre.
Trois types de matériels sont couramment utilisés :
- gros ou moyen système
La totalité des logiciels EDI et des fichiers de donnés réside sur le gros système. C'est lui qui réalise toutes les fonctions de conversion (norme EDI), formatage et transmission des données. Cette configuration permet de traiter rapidement de gros volumes de transactions.
Cependant, solution coûteuse et constitue un investissement sur le long terme.
- micro-ordinateur autonome
La totalité des logiciels EDI réside sur micro-ordinateur (PC) autonome.
Le PC réalise les fonctions de formatage et de transmission. Avec cette configuration, l'EDI est indépendante, il n'y a pas de fonction de conversion de fichiers de données. Les données sont entrées par saisie manuelle.
Ce système n'est qu'une forme partielle d'EDI assez lente et limitée en volume. Cette solution est retenue par les entreprises qui veulent expérimenter l'EDI. Solution moins coûteuse et rapide à installer.
- ordinateur central et micro-ordinateur frontal
Avec cette solution, les fonctions d'EDI sont réparties. Le PC assure les fonctions de traduction et génération des transactions. L'ordinateur central stocke les données et réalise la conversion dans un sens comme dans l'autre.
I]7)L'EDI face a l'extranet
L'EDI et Extranet sont souvent opposés alors qu'ils sont eux éléments différents parfaitement complémentaires :
- l'EDI est une technique d'échange normalisé de messages numériques
- tandis que Extranet est un moyen de transport de ces messages tout comme Internet
Les avantages liés à l'utilisation d'un extranet :
- facilité et simplicité de mise en œuvre d'un EDI sur un Extranet
- sécurisation de l'EDI
I] principales limites actuelles de l'EDI
Les expériences d'entreprise en matière de mise en œuvre de la technologie EDI permettent de relever quatre grandes catégories de limites ou de contraintes, conditions sine qua non à la réussite de la mise en place de l'EDI edans l'entreprise.
- Les contraintes organisationnelles et techniques
L'EDI impose un changement de culture, d'état d'esprit et passe généralement par la mise en place d'un projet d'entreprise.
l'EDI impose également de mener, au préalable, une sérieuse refonte des applications informatiques existantes et du parc des machines.
- Les contraintes psychosociologiques
Dans l'esprit des salariés, l'EDI est souvent synonyme de suppression d'emplois non qualifiés et de postes de travail, notamment dans les grandes structure.
L'EDI véhicule également des angoisses ou inquiétudes notamment face à la disparition du papier.
- Les contraintes financières
L'EDI reste aujourd'hui une solution d'échange électronique coûteuse. Même si l'investissement minimum s situe aux alentours de quelques dizaines de milliers de francs, il peut en coûter à l'entreprise, selon sa taille, son volume, d'activités et son projet d'informatisation plusieurs millions de francs pour refondre ses applications informatiques et développer des applications nouvelles.
De plus, le temps de mise en place correcte du système et l'appropriation de l'EDI par les partenaires se traduit généralement la première années par une chute du chiffre d'affaires (de 20%), le retour sur investissement n'étant envisageable qu'à moyen terme.
- Les contraintes environnementales
L'EDI induit des changements dans les relations avec l'extérieur. La rapidité des transactions, la transparence des tarifs conduit à une diminution dans la souplesse des négociations.
Au risque de se voir refuser un partenariat, certaines entreprises et notamment les sous-traitants sont souvent contraints de passer à l'EDI et "héritent' alors de certaines charges de gestion.
IL n'est pas étonnant, dans ces conditions, que les petites entreprises s'orientent vers d'autres types de relations électroniques : Echanges de Formulaires Informatisé (EFI).
Actuellement, les entreprises exploitant quotidiennement l'EDI sont essentiellement celles de type « grands comptes » l'EDI leur permet de simplifier la gestion de leurs chaînes de fabrication et d'automatiser leurs transactions financières.
Accord d'interchange Évaluation



Equivalents ou assimilés : Convention d'interchange

Contrat par lequel des personnes établissent, dans le cadre de relations, les conditions juridiques et techniques d'utilisation d'un échange de données informatisé ( EDI ). Il permet d'asseoir la force probante de leurs transactions électroniques et de régir l'utilisation de la technologie appliquée aux communications d'affaires. Ce document est habituellement accompagné d'un manuel de l'utilisateur décrivant par exemple, le niveau de syntaxe, les messages, les considérations commerciales et juridiques et les prescriptions en matière de télécommunication et de sécurité.

Au plan purement technique, cet accord portera notamment sur le langage utilisé pour l'échange de données informatisées, la forme des messages, le rythme des échanges, le sort des accusés de réception, le traitement et la sécurité des messages, l'enregistrement et le stockage.

L'accord d'interchange peut être complété par des annexes techniques comprenant les spécifications techniques détaillées nécessaires à l'échange.

Au plan juridique, l'accord d'interchange permet d'assurer contractuellement aux parties la nature probante des messages qu'elles se transmettent, le recours éventuel à un tiers certificateur en charge d'assurer et de contrôler l'intégralité du message, l'authentification et l'identification des parties, la non-répudiation.

L'accord d'interchange recouvre trois types de contrats souscrits, préalablement à l’échange de données informatisé ( EDI ), par les parties prenantes de cet échange : l’émetteur, le récepteur et, éventuellement, la tierce partie :
• L’accord linguistique portant sur la représentation ( encodage ), le statut et la structuration ( formatage ) des informations échangées par EDI.

• Le contrat de prestation de services avec un opérateur de réseau lequel prévoit les conditions matérielles d’acheminement des informations et de sécurisation de l’échange.

 La convention juridique qui détermine les responsabilités de chacune des parties dans l’échange et qui prévoit la conduite à tenir en cas d’incident, de dysfonctionnement ou de rupture de la communication.

Bon tri à vous

Merciiiiiiiiiiiiiiiiiiii